Организация проведения обследования

Процесс полномасштабного обследования деятельности предприятия - довольно сложная процедура. Укрупнено процесс изучения деятельности предприятия делится на два этапа: экспресс-обследование, и собственно обследование. На этапе экспресс-обследования происходит первичное знакомство с предприятием, его организационной структурой, масштабами деятельности и проблемами, с которыми предприятие сталкивается в ходе своего функционирования.

Как правило, экспресс-обследование занимает 1-2 дня, в ходе которых менеджер проекта и ведущий аналитик проводят свободное интервью с руководством предприятия, на котором планируется проводить реинжиниринг бизнес-процессов.

Таким образом, в ходе экспресс-обследования выясняются и уточняются следующие сведения о предприятии:

· Наименование и организационно форма предприятия;

· Наименование и организационно-правовая форма предприятий, входящих в тот же холдинг, и характер взаимодействия с ними (разумеется, если предприятие входит в тот или иной холдинг);

· Основные виды продукции, работ и услуг предприятия, а также примерную долю, которую они вносят в общую выручку предприятия (в процентах);

· Организационная структура и, если это необходимо, штатное расписание предприятия;

· Формулировка и степень важности проблем, которые стоят перед предприятием, и которые необходимо решить в ходе реинжиниринга.

Помимо этого, на данном этапе необходимо уточнить координаты и график работы контактных лиц предприятия, с которыми необходимо будет взаимодействовать на этапе проведения обследования.

Было бы также крайне полезным на данном этапе организовать экскурсию по основному производству предприятия, если это возможно. Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Наглядное представление об основном технологическом процессе предприятия дает ключ к пониманию специфики его бизнес-процессов.

На основе собранной в ходе экспресс-обследования информации планируется этап основного обследования, и происходит подготовка к нему.

В ходе выполнения основного этапа обследования согласно плану производятся анкетные опросы, интервью, сбор документов и наблюдения за процессами, а также производится первичная обработка и уточнение полученных данных. Как правило, описание каждого процесса заносится в специальную форму, шаблон которой представлен ниже.

При необходимости в данной форме может быть использован блок условия (для ветвления процесса). При обследовании такая форма заполняется с конца, поскольку заранее не всегда понятно, в какой момент процесс начинается , но всегда известно ,когда он заканчивается (т.к. процесс определяется по его результату). После заполнения процесс проверяется на прямую последовательность с экспертом в предметной области.

Процедура проведения основного этапа обследования заканчивается, когда собрана вся необходимая информация о деятельности компании.

Описание и моделирование бизнес-процессов