Техническое задание на реорганизацию бизнес-процессов

Как известно, правильно поставить задачу - это значит уже наполовину ее решить. Золотые слова! Но на практике часто приходиться сталкиваться с тем, что цели некоего проекта туманны, задачи не определены, и существует лишь неясное предчувствие, что если оставить все как есть, то спустя какое-то время наступит если не кризис, то, во всяком случае, какой-то весомый урон для бизнеса.

Поэтому прежде всего необходимо однозначно и четко сформулировать цели и задачи проекта проведения реорганизации бизнес-процессов предприятия или организации. Как это сделать? Надо лишь четко ответить на ряд вопросов, а именно:

· Для решения какой проблемы (каких проблем) мы хотим реорганизовать наши бизнес-процессы?

· Можем ли мы решить данные проблемы, не прибегая к реорганизации бизнес-процессов? Какие есть альтернативы решению наших проблем?

· Какие именно бизнес-процессы необходимо реорганизовать?

· Что мы хотим добиться в результате проведения проекта реорганизации? Какое должно быть целевое состояние нашей системы? Какие ожидаются результаты?

· Какие основные задачи стоят перед нами при выполнении данного проекта?

· Какие ресурсы будут привлечены для выполнения проекта? Достаточны ли они?

· Сколько времени отводится на выполнение проекта?

· Кто отвечает за выполнение проекта?

· Есть ли какие либо ограничения либо дополнительные условия, связанные с реорганизацией?

Ответы на вышеперечисленные вопросы, формализованные и представленные в виде документа - это, по сути своей, техническое задание на реорганизацию бизнес-процессов.

Документ в сжатой форме содержит все ключевые моменты проекта реорганизации:

· Предпосылки к проведению проекта;

· Целевое состояние организации;

· Задачи (как декомпозицию цели проекта);

· Ресурсы;

· Сроки;

· Ответственные лица.

Как и в любом проекте, важно найти баланс между качеством результатов, сроками и выделяемыми на проект ресурсами. Может сложиться ситуация, когда сроки излишне жесткие, или ресурсы недостаточны. Поэтому не исключено, что такое техническое задание надо будет пересматривать, чтобы найти компромисс между этими тремя параметрами.