Анализ функций планирования, мотивации и контроля

Электронная база - это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе соблюдается правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена:

а) по единому принципу;

б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.

Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.

Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени.

Преимущества создания электронной базы данных в ООО «Зевс»: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.

В электронной базе данных ООО «Зевс» отражается:

наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем в базу данных вносится не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент товара у поставщика очень велик, то выбираются те группы или категории товаров, которые актуальны для магазина;

код или артикул поставщика и штрих-код (если есть). Указание внутреннего кода магазина, если товар уже поставляется и внесен в ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и исключит дублирование наименования;

цена или диапазон цен с возможными скидками. Так как величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий оплаты, величины кредитной линии, бонусов и т. д.), то менеджер при составлении заказа может заранее рассчитать стоимость поставки и выбрать нужное количество или способ оплаты;

свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.

На основании такой базы очень удобно формировать и отправлять регулярные заказы поставщику.

База со временем может менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, всегда возможно увидеть историю развития ассортимента от конкретного поставщика, динамику изменения его цен и условий.

Для контроля в ООО «Зевс» также используется инвентаризация. Инвентаризация - это фотография товарного запаса, зеркало учетной политики компании. Для проведение инвентаризации товарного запаса разработана Инструкция о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе ООО «Зевс».

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей;

контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей путем сопоставления фактического наличия с данными системы автоматизации.

выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество.

Описание процесса инвентаризации в ООО «Зевс»:

) Планирование инвентаризации происходит не менее чем за 10-12 недель до ее начала. Директором магазина издается приказ о создании инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут входить руководство, главный бухгалтер, начальники подразделений и отделов, представители службы безопасности и другие специалисты. Комиссия определяет конкретные наименования, виды, группы товаров, подлежащих проверке, а также сроки и даты проведения проверки.

) Комиссия готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает зоны инвентаризации и состав счетных комиссий.

Складская зона делится по географическому принципу, а не по товарному - ведь некоторые товары могут находиться в другой зоне склада и могут быть пропущены.